Senin, 12 September 2011


Fenomena Sosial Kemajuan Teknologi
By : Novella Dwi P.

Teknologi adalah anak kandung Abad Pencerahan dan Aufklarung yang kini jadi pembicaraan dalam arus kehidupan yang bergerak dinamis-progresif. Setiap detik produk teknologi berkembang menuju kesempurnaan. Semua dilakukan agar aktivitas manusia menjadi mudah, cepat, dan massal. Modernitas dan teknologi dipahami sebagai entitas yang berjalan linear. Teknologi yang makin canggih adalah tanda modernitas juga berkembang. Karena itu negara-negara yang tampil di garda depan kemajuan teknologi adalah negara-negara yang sekaligus jadi kiblat modernitas dan referensi bagi negara kedua dan ketiga (berkembang). Kemajuan teknologi juga menyentuh esensi vital manusia yang berkodrat sebagai makhluk sosial yang butuh interaksi dan komunikasi dengan manusia lain. Paguyuban, komunitas, organisasi adalah contoh adikarya budaya manusia untuk meneguhkan dan memartabatkan manusia sebagai makhluk sosial.

Konsekuensi dari kemajuan teknologi (informasi) adalah orang tak perlu berhadapan dan telah kenal untuk menjalin komunikasi. Komunikasi anonim juga rentan terjadi dalam teknologi informasi di internet, facebook, atau twitter yang memungkinkan seseorang berkomunikasi secara masif dan serentak. Karena bersifat massal dan simultan itulah, teknologi informasi menjelma jadi ruang public, Juergen Habermas dalam buku Perubahan Struktur Ruang Publik (1990) menjelaskan, ruang publik (politis) adalah kondisi di mana warga negara dapat membentuk opini dan kehendak bersama secara diskursif. Ruang publik teknologi(s) hadir mencuri ruang publik sosial komunal yang dulu adalah media bagi masyarakat untuk sambung rasa (berkomunikasi). Teknologi informasi dari yang paling ecek-ecek pun berpotensi menciptakan ruang publik teknologi. Ruang publik itu menjelma ruang sosial maya; subjek yang terlibat komunikasi tidak bertemu secara fisik. Subjek pengguna teknologi hadir di ruang global yang menembus batas geografis, kultural, agama, suku, dan entitas lain yang sulit ditemukan dalam ruang publik konvensional. Teknologi komunikasi menciptakan adagium, yang dekat makin jauh, yang jauh makin (terasa) dekat. Itu terjadi, misalnya, ketika dalam seminar atau rapat, peserta masih sempat ber-SMS, chatting, update status facebook, atau berkicau di twitter. Mereka menegasi atau mengalienasi diri dari ruang publik konvensional (seminar) untuk tergoda dalam ruang publik teknologi yang maya itu.

Anehnya, tidak ada yang “kecewa” ketika ruang publik konvensional mengalami reduksi. Dalam arti, subjek dalam ruang publik itu larut dalam ruang publik maya yang dihadirkan teknologi. Semua seperti mengamini fenomena sosial yang diluluhlantakkan teknologi.
Tanpa Sekat Ruang publik teknologi mengalami ambiguitas ketika hadir dalam masyarakat yang sebetulnya tumbuh dalam kultur komunalisme yang mengandaikan pertemuan langsung antarsubjek (unsur) masyarakat untuk bertemu secara fisik. Pertemuan antarsubjek pada suatu waktu dan tempat dianggap peranti untuk menciptakan komunikasi dan ruang publik. Namun kini ruang teknologi tumbuh menggusur ruang komunalisme konvensional. Ruang publik teknologi menjanjikan dunia tanpa sekat, dunia egaliter, (mungkin) tanpa etika daripada ruang publik susungguhnya. Syarat agar ruang publik politis dapat berjalan dengan baik, sebagaimana kata Habermas, adalah inklusif, egaliter, dan bebas tekanan (F Budi Hardiman: 1996).

Ketiga domain itulah yang sulit ditemukan dalam ruang publik konvensional ketika eksklusivitas, stratifikasi sosial, dan represi dari pemimpin masih rawan terjadi di ruang publik konvensional. Budaya masyarakat yang masih merasa risi untuk bebas bersuara atau mengkritik secara langsung di depan forum juga menjadi penghambat kebebasan untuk hadir secara maksimal di ruang publik konvensional. Lantas, teknologilah yang mampu menjadi katarsis dan katup pelepas untuk meneguhkan ketiga domain. Dalam ruang publik teknologi, prasyarat komunikasi antara subjek komunikasi (unsur masyarakat) dalam “ruang publik konvensional” sebagai kesatuan yang tak bisa saling intervensi menemukan eskapismenya.

Ruang publik konvesional yang tumbuh dalam etika, norma, trapsila, dan subasita menjadi penghambat untuk independensi dalam komunikasi di ruang publik tersebut. Ruang publik teknologi ñ SMS, telepon, facebook, twitter — menjadi pemecah kebuntuan semua itu. Ruang publik teknologi hadir dengan minimalisasi sekat dan mencoba untuk benar-benar tanpa sekat.

Sudut Pandang Sosiologi
Teknologi sebagai fungsi kebudayaan memfasilitasi manusia untuk mampu dan lebih mudah mengelolah dan memanfaatkan lingkungan alamnya guna memenuhi sejumlah kebutuhannya. Dengan kapasitas budaya dalam bentuk kemampuan kognitif dan kreatif, manusia menciptakan dan mengembangkan teknologi sebagai salah satu wujud nyata dari kebudayaannya.
Sistem teknologi untuk masyarakat membawa konsekuensi bagi terwujudnya kondisi sosial budaya dan ekologis. Pada sisi sosial muncul dan berkembang suatu pola hubungan dan organisasi kerja, bentuk dan pola interaksi yang sesuai dengan tuntutan sistem kerja teknologi, sedangkan dari sisi budaya, berkembangnya wawasan dan sistem pengetahuan seiring dengan semakin kompleksnya masalah yang muncul yang memerlukan pengananan yang sesuai, dan pada sisi ekologi berupa terjadinya pola pemanfaatan lingkungan yang semakin intensif yang menyebabkan lingkungan alam mengalami penurunan kualitas. Sistem teknologi menggiring masyarakat pada posisi yang bertransformasi dengan mengubah tatanan lama menjadi suatu bentuk struktur baru yang lebih kompleks. Dengan demikian sistem teknologi adalah merupakan fungsi bagi terjadinya perubahan-perubahan dalam masyarakat.

Sudut Pandang Antropologi
Ketidakrelevanan terhadap kekinian Indonesia, itulah kata-kata langsung yang bisa menggambarkan masalah antropologi saat ini Antropologi memusatkan perhatiannya kepada masyarakat primitif. Perhatian ini timbul karena ada sesuatu yang dianggap sebagai keganjilan pada tingkah laku masyarakat tertentu, yaitu pada masyarakat pedalaman-pedalaman karena hidup pada jaman sekarang yang dibilang moderen,memang sungguh ironis. Akan tetapi lama-kelamaan, mereka tidak lagi melihat tingkah laku itu sebagai sesuatu yang ganjil, melainkan sebagai sesuatu yang masih dekat dengan alam, dan masih berada dalam tahap perkembangan sebagai wujud bentuk penghormatan terhadap alam yang mereka tempati.
Di Indonesia memang kaya sekali akan suku-suku bangsa yang dimiliki,sungguh ironis  memang dibalik kehidupan masyarakat yang primitif yang hidup dalam pedalaman yang jauh dari kemajuan teknologi justru  masih mempunyai nilai-nilai masyarakat sebagai wujud cermin kehidupan bangsa indonesia itu sendiri. Dibanding dengan kehidupan perkotaan bahkan merambah ke kehidupan pedesaan yang telah merasakan kemajuan teknologi yang bertujuan memudahkan kegiatan kehidupan mereka sehingga semakin majunya teknologi ini masalah-masalah sosial dan masalah-masalah antropologi berkembang kompleks sehingga seakan-akan manusia diperdaya dengan kemajuan teknologi. Kondisi yang semacam itu tentu menimbulkan Semakin merosotnya nilai-nilai manusiawi oleh berkembangnya teknologi di kota dan didesa yang telah merasakan kemajuan teknologi.
Sudut Pandang Psikologi
Kemajuan teknologi adalah suatu fenomena khusus dalam peradaban manusia yang bergerak terus dalam masyarakat dan merupakan bagian dari proses manusia itu. Kehadiran teknologi informasi dan teknologi komunikasi mempercepat akselerasi proses globalisas. Globalisasi menyentuh seluruh aspek penting kehidupan. Globalisasi menciptakan berbagai tantangan dan permasalahan baru yang harus dijawab, dipecahkan dalam upaya memanfaatkan globalisasi untuk kepentingan kehidupan. Hal ini mendorong manusia yang secara psikologis memiliki kebutuhan-kebutuhan untuk melaksanakan kehidupan, tentu kebutuhan-kebutuhan manusia ini mendorong manusia untuk bergerak agar dapat memenuhi kebutuhannya tidak menutup kemungkinan semakin majunya teknologi cara yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara yang tidak dibenarkan. Disamping itu manusia memiliki potensi-potensi yang cenderung mengikuti hal-hal yang dianggapnya sebagai suatu kemajuan. Rumput tetangga lebih kelihatan hijau disbanding rumput dihalaman rumah sendiri, peribahasa itu mencerminkan karakter manusia Indonesia yang cenderung lebih melihat dunia luar dari pada dunia timur yang sebagai karakter bangsa Indonesia yang sesungguhnya. Contohnya meniru gaya barat dari cara berpakaian sampai dengan gaya hidup, ini memang tidak bisa dpungkiri ketika orang indonesia melakukan hal semacam itu karena adanya suatu stimulus kepuasan sebagai manusia.
Kemajuan teknologi yang mendorong manusia untuk melakukan aktifitas kehidupan yang instan, ini menimbulkan beberapa dampak psikologis yang dirasakan manusia yang menikmati kemajuan teknologi.
Keinstanan ini tentu sangat berakibat kepada manusia itu sendiri yang sangat tergantung dengan elemen-elemen dari kemajuan teknologi itu.

Sudut Pandang Politik
Dari sudut pandang politik, aspek organisasi dalam teknologi menjadi aspek yang paling krusial. Aspek ini lebih banyak membahas hal-hal yang berkaitan dengan administrasi dan kebijakan public. Aspek ini lebih banyak berbicara mengenai hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan desainer, ahli mesin, teknisi, pekerja produksi, dan pengguna teknologi itu sendiri. Di sisi lain beberapa pihak melihat teknologi dari aspek teknisnya saja yang mengatakan bahwa teknologi adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan mesin, teknis, pengetahuan, dan segala aktivitas untuk membuat sesuatu bekerja.

Kesimpulan sebagai sumbangan pemikiran dari kemjuan teknologi
Pada tahun 1960-an, alat transportrasi baru bernama snowmobile diperkenalkan di Amerika Utara. Alat ransportasi yang dikendarai seperti motor dan digunakan di daerah bersalju ini dimanfaatkan oleh masyarakat di Kanada dan wilayah utara Amerika untuk membantu pekerjaan mereka. Misalnya, di Swedish-Lapland, snowmobile dipakai untuk menggembala rusa yang menjadi mata pencaharian masyarakat di daerah tersebut. Di Canada’s Banks Island, snowmobile membantu orang-orang Eskimo untuk berburu rubah yang kemudian bulunya akan dipanen.
Contoh di atas menunjukkan bahwa teknologi dimanfaatkan dengan cara berbeda oleh masyarakat yang memiliki latar belakang budaya berbeda. Setiap masalah yang mereka hadapi dapat diatasi dengan menggunakan teknologi. Ilustrasi tersebut menunjukkan bahwa teknologi berkaitan dengan permasalahan dan memperkuat argument bahwa teknologi secara kultural, moral, dan politik bersifat netral.
Di sisi lain ada pihak-pihak yang berpendapat bahwa teknologi merugikan dan jauh dari nilai-nilai masyarakat. Nuklir dan polusi yang berasal dari limbah teknologi merupakan satu bentuk contoh mengapa teknologi dianggap sebagai hal yang merugikan. Bentuk kerugian tersebut tidak dapat membenarkan argument bahwa teknologi hanya membawa keburukan bagi masyarakat. Karena baik-buruknya teknologi kembali pada bagaimana dan untuk apa penggunaan teknologi itu. Teknologi dapat dikatakan merugikan bila disalahgunakan untuk misi politik, militer, bisnis, dll.
Teknologi dapat dikatakan bersifat netral bila dilihat dari aspek mesin dan prinsip bekerja. Akan tetapi, jika kita melihat dari sudut pandang aktivitas manusia disekeliling mesin tersebut, termasuk praktik penggunaannya, teknologi tidaklah bersifat netral.
Permasalahan yang muncul saat ini adalah teknologi cenderung menjadi istilah yang ambigu dan membingungkan. Sebagai contoh, istilah-istilah medis yang memiliki makna berbeda-beda, namun, pada dasarnya, walaupun praktik medis berbeda, tetaplah hal itu terdiri dari ilmu dan teknik yang bermanfaat di setiap negara. Disini kita dapat menggarisbawahi bahwa pengetahuan, teknis, dan prinsip memiliki universal validitas yang dapat diterapkan di belahan dunia manapun.
Untuk merumuskan definisi teknologi, aspek sosial dan manusia penting diperhatikan. Hubungan social dan social control teknologi cenderung memfokuskan pada organisasi, khususnya menekankan pada rencana dan administrasi, manajemen penelitian, regulasi dan penyalahgunaannya, dan organisasi professional antara scientists dan technologists.

Minggu, 29 Mei 2011

Petty Cash
Oleh : Novella Dwi P

BAB I
PENDAHULUAN

A.           Latar Belakang

         Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek, perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.

         Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapan
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.

B.           Permasalahan
         Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
        
         Pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.
         Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.






















BAB II
KAS / CASH

A.           Pengertian Kas
Kas  adalah alat pembayaran yang sah

Kas  memiliki 2 kriteria, yaitu:
1.      Tersedia; berarti kas harus ada dan dimiliki serta dapat digunakan sehari-hari sebagai alat pembayaran untuk kepentingan perusahaan
2.      Bebas; setiap item dapat diklasifikasikan sebagai kas, jika diterima umum sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya.
Kas meliputi: Uang tunai (kertas/logam) baik yang ada ditangan perusahaan (Cash in hand) atau ada di bank (bank), Cek, demand deposit, money order dll.

B.           Sifat/Karakteristik kas:
         Aktif tapi tidak produktif; untuk memperoleh rentabilitas, kas tidak boleh dibiarkan menganggur (idle cash). Untuk memperoleh pendapatan, kas harus diubah terlebih dahulu menjadi persediaan, piutang dst. Tetapi juga tdk diperkenankan seluruh kas diubah bentuknya, karena perusahaan akan kesulitan beroperasi apbl tidak disediakan kas yang memadai. Dari kondisi ini maka manajemen harus mampu menciptakan adanya keseimbangan antara kedua kepentingan tersebut.
         Tidak memiliki identitas kepemilikan, sehingga mudah dipindah tangankan. dengan kondisi ini maka manajemen harus yakin bahwa:
          - Setiap pengeluaran kas harus sesuai dengan tujuan
          - Semua uang yang seharusnya diterima, benar2 diterima
          - Tidak ada penyalahgunaan terhadap uang milik perusahaan

Ada beberapa item yang perlu dipertimbangkan dalam akuntansi kas:
a.       Sertifikat deposito (certificates deposit / CDs), sertifikat deposito harus diklasifikasikan sebagai investasi jangka pendek dan bukan kas. Sebab CDs dapat dicairkan apbl telah jatuh tempo, hal ini berarti ada batasan penggunaan kas
b.      Cek Mundur (Postdated Checks), cek yang dapat diuangkan pada tanggal yang tercantum dalam cek tersebut. Cek mundur dapat diklasifikasikan sbg kas setelah tanggal cek tsb dapat diuangkan
c.       Cek kosong (Not sufficient funds), terjadi karena rekening koran perusahaan yang mengeluarkan cek tidak mempunyai dana, cek dalam keadaan rusak atau kesalahan informasi yang tercantum dlam cek. Item ini lebih tepat dilaporkan sebagai piutang daripada kas
d.      Biaya yang dibayar dimuka, item seperti perangko, uang muka karyawan, asuransi dibayar dimuka, sewa dibayar dimuka, lebih tepat dilaporkan sebagai biaya dibayar dimuka drpd kas

Ada beberapa item yang perlu dipertimbangkan dalam akuntansi kas: (lanjutan)
a).  Bank Overdraft, terjadi karena pemilik dana (deposan) menulis cek dalam jumlah yang lebih besar dibandingkan dengan jumlah dana yang disimpan di bank. Item ini dilaporkan sebagai utang lancar
b).  Cek yang belum dikirimkan (undelivered checks), cek yang telah dibuat tetapi belum diserahkan kepada pihak  yang berhak menerima. Jika pada tanggal neraca terdapat item seperti ini, maka dapat diklasifikasikan sebagai kas.
c).  Saldo kompensasi (Compensating balances), merupakan saldo minimum yang harus dipertahankan di bank sebagai jaminan atas sejumlah dana yang dipinjam. Saldo kompensasi harus diungkap dalam catatan atas statemen keuangan perusahaan.


C.           Manajemen Kas

         Didefinisikan sebagai pengoptimasian penggunaan kas sebagai aktiva. Hal ini berarti tidak boleh terjadi kegagalan pemakaian kas, dan pengawasan terhadap posisi kas.
Tujuan manajemen kas meliputi 2 hal: likuiditas dan earning.
Likuiditas manajemen harus secara sadar menjaga likuiditas dan jumlah kas yang harus ada dalam perusahaan.
Earning tiap pengeluaran perusahaan harus diarahkan untuk mendapatkan kemungkinan hasil yang lebih besar dibandingkan dengan kas yang dikeluarkan. Selain itu manajemen harus menjamin pembayaran dilakukan secara ekonomis .
D.           Perencanaan Kas

         Aspek utama perencanaan kas adalah penyusunan anggaran kas. Manajer harus menyiapkan daftar kegiatan untuk menimbulkan kas (pembelanjaan) dan kegiatan menggunakan kas (pengoperasian dan penginvestasian). Dengan kata lain manajer harus membuat proyeksi Cash in flow, Cash out flow dan balance (saldo)
Agar tujuan tercapai, ada 2 hal yang harus dilakukan:
1.      Menentukan sumber penerimaan kas, misal; kas dari operasi rutin, kas dari pelunasan utang jangka panjang, investasi dari pemilik, penjualan aktiva tetap, mengeluarkan obligasi dll
2.      Menentukan rencana penggunaan kas, misal; pembayaran dividen, pembayaran utang jangka panjang, pembelian aktiva tetap, membayar gaji karyawan, dll
Berdasarkan 2 hal tadi maka manajemen dapat mengetahui seberapa besar kas yang dibutuhkan atau seberapa besar kas yang menganggur, selanjutnya dapat ditentukan langkah selanjutnya terhadap kas yang berlebihan/menganggur.

Sistem Pengendalian Internal terhadap Kas adalah semua sarana, alat, mekanisme yang digunakan oleh perusahaan untuk:
1.Mengamankan, mencegah pemborosan dan penyalah gunaan kas
2.Menjamin ketelitian dan dapat dipercaya/tidaknya data akuntansi tentang kas
3.Mendorong dicapainya efisiensi, serta
4.Dipatuhinya kebijakan manajemen tentang kas.





Pengawasan akuntansi; berkaitan dengan mengamankan kekayaan perusahaan, menjamin ketelitian & dapat dipercaya/tidaknya data akuntansi
 


Pengaawasan
 Internal
 


Pengawasan administrasi; berkaitan dengan efisiensi operasi & kepatuhan terhadap kebijakan manajemen
 




Prinsip yang berkaitan dengan pengawasan akuntansi:
o  Karyawan yang jujur dan kompeten, serta memiliki tanggung jawab
o  Tanggung jawab yang terkait harus dilaksanakan oleh fungsi-fungsi yang terpisah
o  Fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi pelaksana
o  Catatan akuntansi yang memadai harus terselenggara setiap saat
o  Melaksanakan rotasi tugas untuk karyawan yang melaksanakan kegiatan klerikal
o  Adanya sistem otorisasi
o  Adanya kebiasaan yang baik dalam perusahaan
Pengawasan internal thd kas didesain untuk menjamin bahwa:
1.      Adanya pemisahan antara bagian-bagian yang menangani kas.
2.      Semua kas yang diterima harus segera disetor ke bank.
3.      Pengeluaran kas harus ada otorisasi dan sesuai tujuan.
4.      Semua pengeluaran kas harus menggunakan cek, kecuali pengeluaran yang jumlahnya kecil menggunakan petty cash.

E.           Akuntansi terhadap Kas

         Untuk menampung transaksi yang menyangkut kas dalam perusahaan, diselenggarakan akun/rekening berikut:
-Kas atau Bank, digunakan untuk menampung transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melalui kasir (di dalam perusahaan), termasuk penerimaan dari dan pengeluaran (setoran tunai ke bank)
-Kas Kecil, Merupakan sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Kas kecil yang jumlahnya dibatasi itu, secara periodik atau setiap uang kas kecil hampir habis diisi kembali
-Selisih kas, digunakan untuk menampung perbedaan jumlah fisik kas berdasarkan cash opname dengan jumlah kas menurut catatan pembukuannya. Hal ini bersifat sementara saja, sebelum sebab terjadinya selisih ditemukan.






BAB III
KAS KECIL / PETTY CASH

A.           Pengertian Kas Kecil

         Kas kecil adalah dana yang dibentuk untuk membiayai pengeluaran rutin perusahaan dan jumlahnya relatif kecil

B.           Metode Pencatatan Kas Kecil


Sistem dana tetap
(imprest fund system)
 


Metode Pencatatan Kas Kecil
 


Sistem dana berfluktuasi
(Fluctuating fund system)

 



Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.

a.       Imprest Fund Method
                  Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1992 ) mendefinisikan : ”Didalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk untuk membentuk dana kas kecil ”
         Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlash uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.


         Walaupun secara teoritis ada dua sistem penggelolaan deana kas kecil, tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan untuk mempermudah pengawasan.
         Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan dan pertaggung jawaban (Accountabilities).

b. Fluctuation Method
         Menurut Baridwan ( 1992 ) Fluctuation Method dikatakan ” Dalam sistem fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran- pengeluaran dari kas kecil ”.
         Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa Fluctuation Method merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan dan sebagainya.
         Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.

C.           Prosedur Pembentukan Dan Pengeluaran Dana Kas Kecil

a.       Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
                  Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah ini ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 150.000,-, maka akan ditarik selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencacatan untuk dana kas kecil.
         Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:
         Kas kecil Rp. 150.000,-
         Kas/Bank Rp. 150.000,-
                  Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).
b.      Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
         Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran kas kecil ( petty cash record ).
Sistem dana tetap
Pembentukan dana kas kecil                Kasir kas kecil diberikan sejumlah uang. Pada saat kas kecil hampir habis kasir kas kecil membuat laporan penggunaan dana untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. Pengisian dana kas kecil selalu sebesar pengeluaran yang telah dilakukan.  Jadi besarnya dana kas kecil selalu sama / tetap.

D.           Contoh Kasus

Kasus 1
Pada tanggal 1 Desember PT. FATA membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000. Berikut di bawah ini daftar perincian dana kas kecil:
Daftar Perincian Dana Kas Kecil

20 Desember
31 Desember
1. Uang Kertas
Rp. 5.000
Rp. 25.000
2. Uang Logam
2.750
2.500
3. Perangko
-
3.750
4. Rek Air & Listrik
47.500
52.750
5. Biaya Pos dan Telp/Fax
125.250
93.750
6. Pembelian Supplies Kantor
17.500
20.000
7. Biaya Rapat dan Pertemuan
31.250
47.250
8. Biaya makan/minum kary
25.000
2.750
9. Selisih dana kas kecil
(4.250)
2.250
Jumlah dana kas kecil
Rp. 250.000
Rp. 250.000
Jurnal yang dibuat
1 Desember
Pembentukan dana kas kecil

Dana Kas Kecil
Rp. 250.000
                      

      Kas (Bank)

Rp. 250.000
20 Desember
Pengisian kembali dana kas kecil

Biaya Air & Listrik
Rp.   47.500 
                         

Biaya Pos dan Telp/Fax
       125.250


Biaya Supplies Kantor
         17.500


Biaya Rapat & Pertemuan
         31.250


Biaya Makan Minum Karyawan
         25.000


         Selisih Kas

            4.250

         Kas (Bank)

Rp   242.250

Jurnal yang dibuat (lanjutan)
31 Desember
Mencatat biaya periode 20 – 31 Desember & pengisian kembali dana kas kecil

Persediaan Suplies Kantor (perangko)
Rp.       3.750
                      

Biaya Air & Listrik
        52.570


Biaya Pos dan Telp/Fax
        93.750


Biaya Supplies Kantor
           20.000 
                         

Biaya Rapat & Pertemuan
           47.250


Biaya Makan Minum Karyawan
             2.750


Selisih Kas
             2.250


               Kas (Bank)
        
 222.500
Jurnal yang dibuat (lanjutan)
Dimisalkan pada 31 Desember tidak dilakukan pengisian kembali, dan hasil kas opname menunjukkan informasi yang sama dengan contoh di atas, maka

31 Desember
Mencatat biaya periode 20 – 31 Desember & tidak dilakukan pengisian kembali dana kas kecil

Persediaan Suplies Kantor (perangko)
Rp.       3.750
                      

 Biaya Air & Listrik
        52.570


Biaya Pos dan Telp/Fax
        93.750


Biaya Supplies Kantor
           20.000 
                         

Biaya Rapat & Pertemuan
           47.250


Biaya Makan Minum Karyawan
             2.750


Selisih Kas
             2.250


               Kas Kecil
        
 222.500

Sistem dana berfluktuasi
         Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi yang mempengaruhi jumlah kas kecil, diantaranya:
(1) Pembentukan dana kas kecil,
(2) Penggunaan/pengeluaran dana kas kecil,
(3) Pengisian dana kas kecil,
(4) penambahan dana kas kecil, maupun
(5) pengurangan/penarikan kembali  dana kas kecil.
Pencatatan dilakukan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan s.d. saat pengisian kembali dana kas kecil (spt pada sisitem dana tetap). Akun kas kecil pada dasarya harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.
Oleh karena itu maka pada sistem ini harus diselenggarakan buku jurnal khusus (tersendiri).
Kasus 2
Pada tanggal 31 Desember 2005, PT. Shifa membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000. Berikut transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Desember 2005:
5    Desember membayar rekening air & listrik Rp. 47.500
7    Desember membayar rekening telpon & Fax Rp. 125.250
9    Desember dibeli supplies kantor Rp. 17.500
12 Desember Biaya rapat dan pertemuan Rp. 31.250
19 Desember dibayar biaya makan/minum karyawan Rp. 25.000
20 Desember pengisian kembali dana kas kecil, cek sebesar Rp. 196.500 diserahkan kepada kasir kas kecil.
23 Desember Dibayar biaya langganan koran Rp. 12.500
27 Desember dibeli Perangko sebesar Rp. 5.000

Jurnal yang dibuat
Tgl
Rincian
Debit
Kredit
1/12
Kas Kecil
Rp. 250.000
                         

     Kas (Bank)

Rp. 250.000
5/12
Biaya Air & Listrik
Rp.   47.500


     Kas Kecil

Rp.   47.500
7/12
Biaya Telp & Fax
Rp.  125.250


     Kas Kecil

Rp. 125.250
9/12
Supplies Kantor
Rp.    17.500


     Kas Kecil

Rp.   17.500
12/12
Biaya Rapat & Pertemuan
Rp.    31.250


     Kas Kecil

Rp.   31.250
19/12
Biaya Makan & Minum Karyawan
Rp.    25.000


     Kas Kecil

Rp.   25.000
20/12
Kas Kecil
Rp. 196.500


     Kas (Bank)

Rp. 196.500
23/12
Biaya langganan Koran
Rp.   12.500


     Kas Kecil

Rp.   12.500
27/12
Biaya Pos (Perangko)
Rp      5.000


     Kas Kecil

Rp      5.000

Kas Kecil
Tgl
Rincian
Debit
Kredit
Saldo
1/12
Pembentukan Kas Kecil
Rp. 250.000

Rp.250.000
5/12
Air & Listrik

47.500
202.500
7/12
Telepon & Fax

125.250
77.250
9/12
Supplies Kantor

17.500
59.750
12/12
Rapat & Pertemuan

31.250
28.500
19/12
Makan/Minum kary.

25.000
3.500
20/12
Pengisian kas kecil
196.500

200.000
23/12
Langganan Koran

12.500
187.500
27/12
Pos (Perangko)

5.000
182.500