BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek, perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
- Biaya makan minum
- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapan
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.
B. Permasalahan
Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
Pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.
BAB II
KAS / CASH
A. Pengertian Kas
Kas adalah alat pembayaran yang sah
Kas memiliki 2 kriteria, yaitu:
1. Tersedia; berarti kas harus ada dan dimiliki serta dapat digunakan sehari-hari sebagai alat pembayaran untuk kepentingan perusahaan
2. Bebas; setiap item dapat diklasifikasikan sebagai kas, jika diterima umum sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya.
Kas meliputi: Uang tunai (kertas/logam) baik yang ada ditangan perusahaan (Cash in hand) atau ada di bank (bank), Cek, demand deposit, money order dll.
B. Sifat/Karakteristik kas:
Aktif tapi tidak produktif; untuk memperoleh rentabilitas, kas tidak boleh dibiarkan menganggur (idle cash). Untuk memperoleh pendapatan, kas harus diubah terlebih dahulu menjadi persediaan, piutang dst. Tetapi juga tdk diperkenankan seluruh kas diubah bentuknya, karena perusahaan akan kesulitan beroperasi apbl tidak disediakan kas yang memadai. Dari kondisi ini maka manajemen harus mampu menciptakan adanya keseimbangan antara kedua kepentingan tersebut.
Tidak memiliki identitas kepemilikan, sehingga mudah dipindah tangankan. dengan kondisi ini maka manajemen harus yakin bahwa:
- Setiap pengeluaran kas harus sesuai dengan tujuan
- Semua uang yang seharusnya diterima, benar2 diterima
- Tidak ada penyalahgunaan terhadap uang milik perusahaan
Ada beberapa item yang perlu dipertimbangkan dalam akuntansi kas:
a. Sertifikat deposito (certificates deposit / CDs), sertifikat deposito harus diklasifikasikan sebagai investasi jangka pendek dan bukan kas. Sebab CDs dapat dicairkan apbl telah jatuh tempo, hal ini berarti ada batasan penggunaan kas
b. Cek Mundur (Postdated Checks), cek yang dapat diuangkan pada tanggal yang tercantum dalam cek tersebut. Cek mundur dapat diklasifikasikan sbg kas setelah tanggal cek tsb dapat diuangkan
c. Cek kosong (Not sufficient funds), terjadi karena rekening koran perusahaan yang mengeluarkan cek tidak mempunyai dana, cek dalam keadaan rusak atau kesalahan informasi yang tercantum dlam cek. Item ini lebih tepat dilaporkan sebagai piutang daripada kas
d. Biaya yang dibayar dimuka, item seperti perangko, uang muka karyawan, asuransi dibayar dimuka, sewa dibayar dimuka, lebih tepat dilaporkan sebagai biaya dibayar dimuka drpd kas
Ada beberapa item yang perlu dipertimbangkan dalam akuntansi kas: (lanjutan)
a). Bank Overdraft, terjadi karena pemilik dana (deposan) menulis cek dalam jumlah yang lebih besar dibandingkan dengan jumlah dana yang disimpan di bank. Item ini dilaporkan sebagai utang lancar
b). Cek yang belum dikirimkan (undelivered checks), cek yang telah dibuat tetapi belum diserahkan kepada pihak yang berhak menerima. Jika pada tanggal neraca terdapat item seperti ini, maka dapat diklasifikasikan sebagai kas.
c). Saldo kompensasi (Compensating balances), merupakan saldo minimum yang harus dipertahankan di bank sebagai jaminan atas sejumlah dana yang dipinjam. Saldo kompensasi harus diungkap dalam catatan atas statemen keuangan perusahaan.
C. Manajemen Kas
Didefinisikan sebagai pengoptimasian penggunaan kas sebagai aktiva. Hal ini berarti tidak boleh terjadi kegagalan pemakaian kas, dan pengawasan terhadap posisi kas.
Tujuan manajemen kas meliputi 2 hal: likuiditas dan earning.
Likuiditas manajemen harus secara sadar menjaga likuiditas dan jumlah kas yang harus ada dalam perusahaan.
Earning tiap pengeluaran perusahaan harus diarahkan untuk mendapatkan kemungkinan hasil yang lebih besar dibandingkan dengan kas yang dikeluarkan. Selain itu manajemen harus menjamin pembayaran dilakukan secara ekonomis .
D. Perencanaan Kas
Aspek utama perencanaan kas adalah penyusunan anggaran kas. Manajer harus menyiapkan daftar kegiatan untuk menimbulkan kas (pembelanjaan) dan kegiatan menggunakan kas (pengoperasian dan penginvestasian). Dengan kata lain manajer harus membuat proyeksi Cash in flow, Cash out flow dan balance (saldo)
Agar tujuan tercapai, ada 2 hal yang harus dilakukan:
1. Menentukan sumber penerimaan kas, misal; kas dari operasi rutin, kas dari pelunasan utang jangka panjang, investasi dari pemilik, penjualan aktiva tetap, mengeluarkan obligasi dll
2. Menentukan rencana penggunaan kas, misal; pembayaran dividen, pembayaran utang jangka panjang, pembelian aktiva tetap, membayar gaji karyawan, dll
Berdasarkan 2 hal tadi maka manajemen dapat mengetahui seberapa besar kas yang dibutuhkan atau seberapa besar kas yang menganggur, selanjutnya dapat ditentukan langkah selanjutnya terhadap kas yang berlebihan/menganggur.
Sistem Pengendalian Internal terhadap Kas adalah semua sarana, alat, mekanisme yang digunakan oleh perusahaan untuk:
1.Mengamankan, mencegah pemborosan dan penyalah gunaan kas
2.Menjamin ketelitian dan dapat dipercaya/tidaknya data akuntansi tentang kas
3.Mendorong dicapainya efisiensi, serta
4.Dipatuhinya kebijakan manajemen tentang kas.
 | |
 |
|
|
|
Prinsip yang berkaitan dengan pengawasan akuntansi:
o Karyawan yang jujur dan kompeten, serta memiliki tanggung jawab
o Tanggung jawab yang terkait harus dilaksanakan oleh fungsi-fungsi yang terpisah
o Fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi pelaksana
o Catatan akuntansi yang memadai harus terselenggara setiap saat
o Melaksanakan rotasi tugas untuk karyawan yang melaksanakan kegiatan klerikal
o Adanya sistem otorisasi
o Adanya kebiasaan yang baik dalam perusahaan
Pengawasan internal thd kas didesain untuk menjamin bahwa:
1. Adanya pemisahan antara bagian-bagian yang menangani kas.
2. Semua kas yang diterima harus segera disetor ke bank.
3. Pengeluaran kas harus ada otorisasi dan sesuai tujuan.
4. Semua pengeluaran kas harus menggunakan cek, kecuali pengeluaran yang jumlahnya kecil menggunakan petty cash.
E. Akuntansi terhadap Kas
Untuk menampung transaksi yang menyangkut kas dalam perusahaan, diselenggarakan akun/rekening berikut:
-Kas atau Bank, digunakan untuk menampung transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melalui kasir (di dalam perusahaan), termasuk penerimaan dari dan pengeluaran (setoran tunai ke bank)
-Kas Kecil, Merupakan sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Kas kecil yang jumlahnya dibatasi itu, secara periodik atau setiap uang kas kecil hampir habis diisi kembali
-Selisih kas, digunakan untuk menampung perbedaan jumlah fisik kas berdasarkan cash opname dengan jumlah kas menurut catatan pembukuannya. Hal ini bersifat sementara saja, sebelum sebab terjadinya selisih ditemukan.
BAB III
KAS KECIL / PETTY CASH
A. Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah dana yang dibentuk untuk membiayai pengeluaran rutin perusahaan dan jumlahnya relatif kecil
B. Metode Pencatatan Kas Kecil
 |
|
|
|
Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.
a. Imprest Fund Method
Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1992 ) mendefinisikan : ”Didalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk untuk membentuk dana kas kecil ”
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlash uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlash uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.
Walaupun secara teoritis ada dua sistem penggelolaan deana kas kecil, tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan untuk mempermudah pengawasan.
Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan dan pertaggung jawaban (Accountabilities).
Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan dan pertaggung jawaban (Accountabilities).
b. Fluctuation Method
Menurut Baridwan ( 1992 ) Fluctuation Method dikatakan ” Dalam sistem fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran- pengeluaran dari kas kecil ”.
Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa Fluctuation Method merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan dan sebagainya.
Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.
Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa Fluctuation Method merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan dan sebagainya.
Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.
C. Prosedur Pembentukan Dan Pengeluaran Dana Kas Kecil
a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah ini ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 150.000,-, maka akan ditarik selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencacatan untuk dana kas kecil.
Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:
Kas kecil Rp. 150.000,-
Kas/Bank Rp. 150.000,-
Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).
b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran kas kecil ( petty cash record ).
Sistem dana tetap
Pembentukan dana kas kecil Kasir kas kecil diberikan sejumlah uang. Pada saat kas kecil hampir habis kasir kas kecil membuat laporan penggunaan dana untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. Pengisian dana kas kecil selalu sebesar pengeluaran yang telah dilakukan. Jadi besarnya dana kas kecil selalu sama / tetap.D. Contoh Kasus
Kasus 1
Pada tanggal 1 Desember PT. FATA membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000. Berikut di bawah ini daftar perincian dana kas kecil:
Daftar Perincian Dana Kas Kecil | ||
20 Desember | 31 Desember | |
1. Uang Kertas | Rp. 5.000 | Rp. 25.000 |
2. Uang Logam | 2.750 | 2.500 |
3. Perangko | - | 3.750 |
4. Rek Air & Listrik | 47.500 | 52.750 |
5. Biaya Pos dan Telp/Fax | 125.250 | 93.750 |
6. Pembelian Supplies Kantor | 17.500 | 20.000 |
7. Biaya Rapat dan Pertemuan | 31.250 | 47.250 |
8. Biaya makan/minum kary | 25.000 | 2.750 |
9. Selisih dana kas kecil | (4.250) | 2.250 |
Jumlah dana kas kecil | Rp. 250.000 | Rp. 250.000 |
Jurnal yang dibuat
1 Desember | Pembentukan dana kas kecil | ||
Dana Kas Kecil | Rp. 250.000 | ||
Kas (Bank) | Rp. 250.000 | ||
20 Desember | Pengisian kembali dana kas kecil | ||
Biaya Air & Listrik | Rp. 47.500 | ||
Biaya Pos dan Telp/Fax | 125.250 | ||
Biaya Supplies Kantor | 17.500 | ||
Biaya Rapat & Pertemuan | 31.250 | ||
Biaya Makan Minum Karyawan | 25.000 | ||
Selisih Kas | 4.250 | ||
Kas (Bank) | Rp 242.250 | ||
Jurnal yang dibuat (lanjutan)
31 Desember | Mencatat biaya periode 20 – 31 Desember & pengisian kembali dana kas kecil | ||
Persediaan Suplies Kantor (perangko) | Rp. 3.750 | ||
Biaya Air & Listrik | 52.570 | ||
Biaya Pos dan Telp/Fax | 93.750 | ||
Biaya Supplies Kantor | 20.000 | ||
Biaya Rapat & Pertemuan | 47.250 | ||
Biaya Makan Minum Karyawan | 2.750 | ||
Selisih Kas | 2.250 | ||
Kas (Bank) | 222.500 | ||
Jurnal yang dibuat (lanjutan)
Dimisalkan pada 31 Desember tidak dilakukan pengisian kembali, dan hasil kas opname menunjukkan informasi yang sama dengan contoh di atas, maka
31 Desember | Mencatat biaya periode 20 – 31 Desember & tidak dilakukan pengisian kembali dana kas kecil | ||
Persediaan Suplies Kantor (perangko) | Rp. 3.750 | ||
Biaya Air & Listrik | 52.570 | ||
Biaya Pos dan Telp/Fax | 93.750 | ||
Biaya Supplies Kantor | 20.000 | ||
Biaya Rapat & Pertemuan | 47.250 | ||
Biaya Makan Minum Karyawan | 2.750 | ||
Selisih Kas | 2.250 | ||
Kas Kecil | 222.500 | ||
Sistem dana berfluktuasi
Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi yang mempengaruhi jumlah kas kecil, diantaranya:
(1) Pembentukan dana kas kecil,
(2) Penggunaan/pengeluaran dana kas kecil,
(3) Pengisian dana kas kecil,
(4) penambahan dana kas kecil, maupun
(5) pengurangan/penarikan kembali dana kas kecil.
Pencatatan dilakukan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan s.d. saat pengisian kembali dana kas kecil (spt pada sisitem dana tetap). Akun kas kecil pada dasarya harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.
Oleh karena itu maka pada sistem ini harus diselenggarakan buku jurnal khusus (tersendiri).
Kasus 2
Pada tanggal 31 Desember 2005, PT. Shifa membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000. Berikut transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Desember 2005:
5 Desember membayar rekening air & listrik Rp. 47.500
7 Desember membayar rekening telpon & Fax Rp. 125.250
9 Desember dibeli supplies kantor Rp. 17.500
12 Desember Biaya rapat dan pertemuan Rp. 31.250
19 Desember dibayar biaya makan/minum karyawan Rp. 25.000
20 Desember pengisian kembali dana kas kecil, cek sebesar Rp. 196.500 diserahkan kepada kasir kas kecil.
23 Desember Dibayar biaya langganan koran Rp. 12.500
27 Desember dibeli Perangko sebesar Rp. 5.000
Jurnal yang dibuat
Tgl | Rincian | Debit | Kredit |
1/12 | Kas Kecil | Rp. 250.000 | |
Kas (Bank) | Rp. 250.000 | ||
5/12 | Biaya Air & Listrik | Rp. 47.500 | |
Kas Kecil | Rp. 47.500 | ||
7/12 | Biaya Telp & Fax | Rp. 125.250 | |
Kas Kecil | Rp. 125.250 | ||
9/12 | Supplies Kantor | Rp. 17.500 | |
Kas Kecil | Rp. 17.500 | ||
12/12 | Biaya Rapat & Pertemuan | Rp. 31.250 | |
Kas Kecil | Rp. 31.250 | ||
19/12 | Biaya Makan & Minum Karyawan | Rp. 25.000 | |
Kas Kecil | Rp. 25.000 | ||
20/12 | Kas Kecil | Rp. 196.500 | |
Kas (Bank) | Rp. 196.500 | ||
23/12 | Biaya langganan Koran | Rp. 12.500 | |
Kas Kecil | Rp. 12.500 | ||
27/12 | Biaya Pos (Perangko) | Rp 5.000 | |
Kas Kecil | Rp 5.000 |
Kas Kecil
Tgl | Rincian | Debit | Kredit | Saldo |
1/12 | Pembentukan Kas Kecil | Rp. 250.000 | Rp.250.000 | |
5/12 | Air & Listrik | 47.500 | 202.500 | |
7/12 | Telepon & Fax | 125.250 | 77.250 | |
9/12 | Supplies Kantor | 17.500 | 59.750 | |
12/12 | Rapat & Pertemuan | 31.250 | 28.500 | |
19/12 | Makan/Minum kary. | 25.000 | 3.500 | |
20/12 | Pengisian kas kecil | 196.500 | 200.000 | |
23/12 | Langganan Koran | 12.500 | 187.500 | |
27/12 | Pos (Perangko) | 5.000 | 182.500 |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar